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馆址:济南市经十路11899号
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信息化环境下博物馆资料服务发展策略

作者:邵云

       内容摘要:图书资料室作为博物馆的专业资料部门,在一个历史时期内为博物馆工作的开展提供了独一无二的资料支持,起到了不可或缺的重要作用。在当前信息化环境下,伴随博物馆工作模式的转换,博物馆图书资料室的环境也随之发生了变化,传统图书资料室信息资源的单一性、手工服务的低效率以及落后的管理模式,与现实需求形成了很大反差。因此,对博物馆传统图书资料室进行数字化改革,实施资源重组和服务模式转变,是博物馆事业发展的需要,也是博物馆图书资料部门保持可持续发展的战略需要。
  
  关键词:信息化环境  博物馆  图书资料室  战略演变
  
  引言:
  
  行业内的图书馆由于受规模和行政级别的限制,往往被冠以图书资料室的称谓,文博系统尤其是这样,就其职责范围来说,确也名副其实。博物馆的图书资料室不仅是为读者提供出版读物的部门和场所,更具有对文献资料的搜集、收藏、保管和利用之责任,其功能和专业性具有与文博行业以及博物馆工作性质相匹配的特点。
  
  1 信息化环境给博物馆图书资料室带来的挑战
  
  图书资料室作为博物馆的专业资料部门,在相当一个历史时期内为博物馆的科研、陈列、文物保护等诸多工作的开展提供了独一无二的资料援助,起到了不可或缺的重要作用。
  
  二十世纪九十年代以来,由于信息技术、网络技术的快速发展,博物馆的工作模式逐渐发生了变化,博物馆图书资料室的环境也随之发生了变化。多媒体展示手段的应用,文博网站的兴起,资料介质的多样化发展,信息技术在科研与办公自动化等博物馆方方面面工作中的应用,都为博物馆的资料信息服务提出了全新的需求概念。传统图书资料室信息资源的单一性、手工服务的低效率以及落后的管理模式,与现实需求形成了较大反差,尽管绝大多数博物馆的图书资料室一直顽强坚守着自己的固有领域,但还是出现了不同程度的萧条状态。
  
  传统图书资料室与信息时代的暂时不适应,并不意味着它也像某些机构一样会退出历史舞台,相反地,随着网络与信息技术在博物馆各项工作中的深入,反而更加迫切需要一个平台来为它们的运转提供源源不断的、数字化的信息资源方面的支持,全方位多角度的专业资料信息库将是博物馆陈列展览、科学研究、宣传出版等多项工作赖以开展的一条重要血脉。因此,数字信息资源、互联网(包括局域网)必然成为当代博物馆图书资料室不可或缺的重要成分。在社会以及文博事业日益深入的信息化条件下,对博物馆传统图书资料室进行数字化改革,实施资源重组与扩充,是博物馆事业发展的需要,也是信息时代对传统图书资料室提出的严峻挑战。
  
  2 信息化环境下博物馆图书资料室的战略演变
  
  上个世纪末在博物馆业内逐步兴起的信息化建设工作,事实上已经迈开了向资料信息数字化演变的步伐,如藏品管理数字化、文献资料数字化、文物影像数字化等等。虽然这些工作都不是以改造博物馆的图书资料室为初衷来进行的,但最终实现的数字成果却生成了符合博物馆现实需求的新型信息资源,也为传统图书资料室向信息资料中心的演变奠定了基础、创造了条件。更有少数大型博物馆率先采用先进信息技术,整合馆内各类数字资源,成功研发了独具本馆特色的基础信息数据系统,在原图书资料室和技术部的基础上,补充技术力量,组建了数字化的信息资料中心,开始从传统的封闭管理模式转向开放、集成的管理模式,在资源建设、服务项目、技术设备、人员素质等方面都发生了巨大变化,实现了与信息时代的对接,在博物馆事业的发展中担当起了重要的核心角色。
  
  但是,由于受专业知识、技术力量以及财力所限,目前大多数中型及以下博物馆尚未进行彻底的信息资源整合与技术改造,只是不同程度地开展了一些数字化工作,如:馆藏文物的电子数据采集、古籍善本的电子影印复制、馆内业务与行政档案的电子文本保存等等。由于缺少数字信息整合平台与相应的运行机制,这些博物馆的数字信息资料尚停留在简单、分散、零乱的保存与使用状态,资源浪费、重复劳动、利用率低等问题十分突出。
  
  一个符合信息时代文博事业发展需要的博物馆图书资料部门应该是一个数字化的信息资源中心,具备文博专业特色数字化信息资源的组织保管与开发应用的能力。博物馆信息资源中心拥有的资源内容应该是多方面的,如:馆藏文献、专业图书杂志、馆藏文物数据、与本馆有关的重要成果资料、本馆业务与行政档案等等;其资源形式除纸质文本以外,还必须要有大量的经过数字化处理而形成的电子数据成果,包括数字图片、数字声像以及其他多媒体形式。数字化信息资源中心的业务功能不仅要延续传统图书资料室以往印本资料(图书杂志)的采编与借阅流通管理,还要承担对本馆各类信息数据进行采集制作、接收与输出、电子编辑的任务,提供全方位多角度的资料服务,其管理模式也必须要有与信息化环境相吻合的突破与发展。只有这样,博物馆的图书资料机构才能够适应当前社会信息化环境的需要,完成战略演变,为博物馆的信息化管理、为数字博物馆的建设提供强有力的支持,也才能更有效地发挥图书与信息资料机构的服务职能,保持可持续发展。
  
  3 复合型图书资料信息中心是传统图书资料室完成战略演变的具体实现
  
  所谓复合型图书资料信息中心,是不完全数字化的图书资料部门,其信息资源既包含印本资料,又包含电子资料。过去在传统图书资料管理模式下,用户(读者)必须亲自到图书资料室去查找资料,复合型图书资料室(或称资料信息部、资料信息中心)改造完成以后,员工可以通过博物馆馆内的局域网或者信息资源管理平台进行有权限的资料获取,包括获取可以直接应用于陈列设计、网站、出版等的图片及其他多媒体资料,从而满足网络数字环境下博物馆各项业务工作对资料的多种需求,减少重复劳动,提高工作效率。
  
  由传统图书资料室向复合型图书资料信息中心转变的工作内容有如下几项:
  
  3.1 建设基础信息数据库,储备扩大信息资源
  
  采集、储备数字资料,扩大信息资源,是博物馆传统图书资料室向复合型图书资料部门实施演变的主要工作,其最终成果形式即是一个拥有大量文博信息资源的博物馆基础信息数据库。这个数据库的内容应该包括:馆藏文物信息、古籍与图书资料信息、文物影像资料数据信息、行政与业务档案信息等等。上述各项数据类型,需要按照统一的技术规范和要求,采用先进的数据库建库技术,进行数据成果分类建库。
  
  3.2 应用数字化图书管理系统
  
  应用数字化图书管理系统是传统图书馆(室)最基本的技术改造手段,目前在我国这类软件已相当成熟。数字图书管理系统主要涉及三类用户:读者、图书管理员和系统管理员。其中,读者是多个,图书管理员是几个,系统管理员一个足矣。在图书管理系统界面,读者可以查询自己的借阅情况、分门别类地查询图书以及在规定期限内进行自行登录借书等;图书管理员主要操作以下几个工作环节:图书订购、新书验证、书目录入、图书登记、读者信息管理、借阅书登记、图书信息注销和读者信息注销等;系统管理员则承担统筹管理图书系统的相关事宜,比如权限维护、日志维护、增删用户和管理系统后台数据等。
  

 


 

                                                                                 图书管理系统结构示意图
  
  3.3 建搭信息资源存储与安全管理平台
  
  信息资源存储与安全管理平台是基于数据采集、加工存储和网络传输基础之上,涉及图像、视频、数据、文字等资源的综合性基础信息化建设。其目的在于实现对博物馆信息资源库的系统整合与动态访问,为博物馆的藏品管理、科学研究、宣传出版、数字博物馆建设、展厅智能展示系统以及办公自动化管理提供及时、准确、丰富的数据信息资源服务。
  
  3.4 增加相关技术岗位
  
  博物馆的资料信息资源涉及图像、视频、数据、文字等等,不仅需要采集,还需要按照规定格式进行制作处理、分类存储和输出,这就需要相应的技术支撑,增添相关的工作岗位,如:影像资源工作室、多媒体工作室、编辑室等。
  
  影像资源工作室
  
  影像资源工作室的主要工作内容是承担馆藏文物原始照片、录音、录像资料的数字化以及数字影像采集、整理和一般制作工作;承担文物影像的海量存储、特征检索、实时绘制以及图像复原、色彩还原等技术性工作。
  
  多媒体工作室
  
  影像数据基本是以静态图片为主,形式单一,不能够满足博物馆日益新颖的展陈形式和宣传需要。多媒体工作室主要从事馆藏文物以及馆内重大活动的多媒体数据采集、记录、媒体创作、媒体编码和传输、媒体管理以及内容存储、分析、媒体共享和分布、媒体呈现和后处理等工作,致力提供丰富的媒体信息表现形式,提高图像信息本身的科学性和趣味性。
  
  编辑室
  
  编辑室的工作内容主要是通过信息综合管理系统,对信息资源进行采集、编辑、归类、审核和发布,为博物馆公众服务网站和综合信息办公应用系统(内部局域网)提供数字信息资源服务。主要工作内容包括:编目,文摘,图文多媒体混合排版,内容采编、发审流程管理,专题与栏目管理,内容分发与次序管理,内容版本控制,备份和恢复等等。
  
  4 复合型博物馆资料信息中心的建设步骤
  
  由传统图书资料室向复合型资料信息中心转变,归根到底是要为博物馆的事业发展服务,满足博物馆的各项业务需求。其基础信息库与管理平台的建设规划必须纳入博物馆大的信息化建设与发展框架中来考虑,大量的、动态的数据采集工作也会直接涉及博物馆的许多业务部门。因此,信息中心的建设不仅需要领导集体的高度重视和相当数额的财力支持,还需要科学的需求调研、周密的计划安排和环环相扣的组织实施。
  
  4.1 组织落实
  
  馆内组成信息化项目工作小组,馆外寻找有资质有业绩的系统设计单位作为合作伙伴,明确任务。
  
  4.2 需求调研
  
  由系统设计单位与馆内项目小组业务人员合作完成。其任务是对博物馆相关业务部门的现有资源、业务需求及工作流程、数字化工作现状等情况进行调研分析,提出新的业务流程和工作模式。这一阶段的基本工作内容,主要在于充分了解业务需求,对现有信息资源和业务流程做出科学分析,进行数据资源规划,通过资源整合和业务重组提出切合本馆实际的系统建设思路。
  
  4.3 总体设计
  
  由系统设计单位与馆内项目小组人员在需求调研的基础上共同完成。其任务是根据本馆实际情况和业务需求,采用先进和成熟的数字化技术,对相关业务工作的方向与目标、组织与管理、业务流程与信息流程,信息的传输、处理、存储与服务,运行维护与信息安全等提出明确要求,并对数字化平台的体系结构、功能模块、内外部关系、系统接口、数据库分类、运行环境等进行描述和定义,为技术实现提供依据。
  
  4.4 技术实现
  
  由系统设计单位信息技术开发人员依据总体设计方案,进行软硬件研发,建立相应的开发环境,建设网络、数据库和信息资源存储与安全管理平台,设置监控和管理工具。
  
  4.5 业务实现
  
  在系统设计人员和信息技术开发人员的指导下,由博物馆资料信息人员完成。在技术实现完成以后,要通过局部的实验运行,对软件平台进行修改完善,然后开始对馆藏文物信息、古籍与图书资料信息、文物影像资料数据信息、行政与业务档案信息等等进行数字化处理,建立各类数据库,按照设定的运行机制,面向全馆开展资料信息提供与服务,完成由传统图书资料室向数字化资料信息中心的演变。
  
  结语
  
  数字化是博物馆传统图书资料室适应信息时代需要,进行变革与发展的逻辑延续,是正确的现实选择。伴随网络化数字化在博物馆各项工作的日益深入,复合型图书资料部门在博物馆工作中的作用及其社会功能将会日益增强。在经历了模式演变、功能拓展之后,新型图书资料部门从运行机制到管理方法上都会发生深刻变化,迎来一系列新的挑战。因此,如何通过管理创新提升数字化图书资料部门的核心能力、服务水平与可持续发展,仍是博物馆新型图书资料部门必须关注的重要问题。
 
 
                                                                                                                                                                                                    本站编辑:练洁

 

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